Como usuário do programa de e-mail Microsoft Outlook na empresa onde trabalho, inevitavelmente precisei me adaptar ao uso desse software na implantação do GTD em meu dia-a-dia.
A estrutura do meu sistema é a seguinte:1- Caixa de Entrada (Inbox do próprio Outlook).
2- Pasta das "Próximas Ações".
4- Pastas de "Follow-up".
5- Pastas de "Referência" (arquivo).
A pasta "Follow-up" contém 31 sub-pastas nomeadas 1, 2, 3 ... até 31, uma para cada dia do mês.
Já a pasta "Referência" contém várias sub-pastas, cada uma para cada um dos muitos projetos pelos quais sou responsável. Note que por "projeto" não estou me referindo aos projetos no conceito do David Allen, mas pelos reais projetos que minha empresa gerencia.
No Outlook as pastas ficam assim:
Mecanismo de uso das pastas.O processamento do Inbox é exatamente o recomendado pelo GTD: pegar um item, verificar qual a ação, processar (até 2 minutos)/apagar/mover para Próximas Ações. Repetir até que o Inbox esteja vazio.
Nesse ponto a Caixa de Entrada está vazia e tudo o que você ainda tem por fazer está na pasta "Próximas Ações".
Suponha agora que você pegou um item/e-mail de "Próximas Ações" e respondeu ao e-mail. Você quer verificar o andamento desta atividade daqui a 2 dias, sendo que hoje é dia 13.
Após ter enviado seu e-mail, normalmente uma cópia deve ter sido guardada pelo Outlook em "Items Enviados". Vá até aquela pasta, localize o e-mail que você enviou e arraste-o até a pasta "15" (se hoje é dia 13, daqui a dois dias vai ser dia 15...).
Você não precisa fazer isso com todos os e-mails enviados; obviamente faça apenas com aqueles que você precisa fazer um follow-up.
As pastas de Follow-up ficam então organizadas com todos os assuntos para os quais você precisa tomar alguma ação no referido dia.
Pode ser que algum e-mail que você processou na pasta "Próximas Ações" não precisou de uma ação sua. Eventualmente era algum e-mail mais longo com planilhas anexadas e que você levou "mais de 2 minutos" para processar e que você chegou à conclusão de que não precisa fazer nada, basta arquivar. A pasta "Referência" e suas várias sub-pastas estão lá para isso.
Comentários FinaisNote que não faço uso nesse sistema de Lista de Ações. Isso porque acho mais fácil manter nas pastas de follow-up os e-mails que enviei pois relendo-os rapidamente já recupero qual era a ação a tomar (estava pedindo uma informação, ou deleguei uma tarefa, etc).
Também faço uso intensivo de ferramentas de busca no Desktop, tais como Microsoft Desktop Search e Google Desktop, pois depois de muitos e-mails arquivados pode ficar difícil de encontrar algo apenas navegando pelas pastas do Outlook (por mais que você se lembre dos detalhes do assunto...).
Esse sistema não faz uso de nenhuma ferramenta de add-on do Outlook. Testei algumas poucas e cheguei à conclusão de que perde-se mais tempo aprendendo (ou tentando aprender) a usar a ferramenta do que praticando os conceitos do GTD propriamente dito.
Bom proveito!
